Коли перевезення змінюється в дорозі: як акти коригування працюють в е-ТТН
Як за допомогою е-ТТН зафіксувати зміни під час перевезення — від заміни автомобіля та тимчасового зберігання вантажу до зміни пункту призначення й розбіжностей під час приймання
У теорії перевезення має простий вигляд: вантаж завантажили, автомобіль вирушив за маршрутом, прибув до пункту призначення — і рейс завершено. На практиці все може відбуватися зовсім інакше.
Автомобіль може несподівано вийти з ладу, вантаж — доведеться тимчасово розмістити на проміжному складі, адресу доставки можуть змінити вже під час руху, а під час розвантаження виявляться розбіжності між фактичним вантажем та даними е-ТТН.
У таких випадках недостатньо просто продовжити перевезення. Важливо документально зафіксувати, що саме сталося, на якому етапі рейсу та як ця подія вплинула на подальше перевезення.
Саме для таких ситуацій в е-ТТН передбачено окремі акти коригування для різних сценаріїв.
У Medoc ТТН відповідні сценарії можна опрацьовувати безпосередньо під час роботи з е-ТТН. Акти формуються та підписуються учасниками перевезення в електронному документообігу, тому зміни не потрібно оформлювати окремо від основного документа.
Розглянемо, який документ застосовується залежно від ситуації.
Коли вантаж не приймають до завантаження
Неочікувана ситуація може виникнути ще до початку рейсу. Наприклад, під час завантаження виявилося, що вантаж не відповідає заявленим даним або виникли інші обставини, через які продовжити перевезення за початковим сценарієм неможливо.
У такому випадку важливо зафіксувати не лише сам факт відмови від завантаження, а й причину. Для цього використовується акт про відмову вантажити, ініціатором якого є вантажовідправник.
Документ оформлюється на початковому етапі роботи з е-ТТН, коли завантаження ще не завершено. В акті зазначається факт відмови та причина, через яку вантаж не був переданий для подальшого транспортування.
Таким чином, ситуація документально фіксується ще до початку руху, а в учасників перевезення залишається зрозуміле пояснення, чому рейс не відбувся за запланованим сценарієм.
Автомобіль довелося замінити вже в дорозі
Рейс розпочався, вантаж уже перевозиться, але продовжувати рух тим самим автомобілем неможливо. Причиною може бути поломка, ДТП чи інша непередбачувана обставина.
Вантаж доводиться перевантажити в інший транспортний засіб, а іноді — ще й передати іншому водієві. Просто фізично перемістити вантаж недостатньо: необхідно зафіксувати сам факт передачі та учасників, які продовжують перевезення.
Для цього передбачено акт перевантаження.
У ньому зазначають дані автомобіля, який залишає рейс, і нового транспортного засобу. Якщо змінюється водій, вказують також дані попереднього та нового водія. Крім того, фіксується інформація про відповідальних осіб, які беруть участь у передачі вантажу.
Залежно від конкретного випадку акт підписують перевізник, замовник, експедитор та/або водій.
У результаті історія рейсу залишається послідовною: з е-ТТН можна зрозуміти, де відбулася передача вантажу, який автомобіль продовжив перевезення та хто відповідає за вантаж на наступному етапі.
Вантаж тимчасово залишають на проміжному складі
Ще один можливий сценарій — необхідність зняти вантаж з автомобіля та тимчасово розмістити його на проміжному складі. Наприклад, щоб згодом передати його іншому перевізнику або продовжити маршрут після певної паузи.
У цьому випадку потрібно зафіксувати момент, коли вантаж залишив транспортний засіб і перейшов на зберігання. Для цього оформлюється акт розвантаження на проміжному складі, ініціатором якого є перевізник.
Документ містить інформацію про склад, вантаж та його вагу, час прибуття, тривалість простою та інші відомості, пов’язані з передачею вантажу на тимчасове зберігання.
Залежно від ситуації акт підписують перевізник, представник складу та експедитор.
Коли вантаж готовий продовжити маршрут, потрібно зафіксувати його повторну передачу перевізнику. Для цього використовується акт завантаження на проміжному складі. Його ініціатором є представник складу, а підписують документ представник складу, перевізник та експедитор відповідно до конкретного сценарію.
У сукупності ці два акти формують послідовну картину подій: коли вантаж прибув на проміжне зберігання, хто відповідав за нього в цей період та коли він знову вирушив у дорогу.
Потрібно замінити пломбу
Пломба допомагає контролювати доступ до вантажу та підтверджувати збереження вантажного відсіку під час транспортування. Проте іноді виникає необхідність зняти встановлену пломбу й замінити її новою — наприклад, після перевірки, перевантаження або іншої операції з транспортним засобом.
У такому випадку важливо зафіксувати не тільки новий номер пломби, а й сам факт її заміни. Для цього використовується акт перепломбування.
В акті зазначається інформація про зняття попередньої пломби та встановлення нової. Залежно від обставин ініціатором і учасником оформлення може бути експедитор, перевізник або водій.
Такий документ допомагає зберегти послідовність подій у межах рейсу: коли саме змінили пломбу та що відбувалося з вантажним відсіком на відповідному етапі.
Особливо важливим це є для перевезень, де контроль доступу до вантажу та його збереження мають бути підтверджені документально.
Під час руху змінився пункт призначення
Іноді автомобіль уже перебуває в дорозі, коли стає зрозуміло, що доставляти вантаж за початковою адресою більше не потрібно.
Може змінитися місце розвантаження, пункт призначення або навіть отримувач вантажу. У такій ситуації недостатньо просто передати водієві нову адресу чи повідомити про зміну маршруту.
Зміну документально оформлюють за допомогою акта про заміну пункту призначення. Його ініціатором є вантажоодержувач.
В акті зазначають нові дані, за якими має завершитися перевезення: нову адресу розвантаження, пункт призначення або нового отримувача разом із відповідною зміною місця доставки.
Такий документ дозволяє зафіксувати, що зміна маршруту відбулася не випадково, а була ініційована відповідною стороною. В е-ТТН при цьому зберігається послідовна історія: з якими даними рейс розпочався та за якими параметрами його потрібно завершити.
Рейс неможливо завершити у звичайному порядку
Іноді обставини складаються так, що довести перевезення до запланованого етапу неможливо. Наприклад, вантаж було пошкоджено або виникла інша ситуація, яка не дозволяє завершити доставку за цією е-ТТН у штатному режимі.
Для таких випадків передбачений акт примусового завершення е-ТТН.
Його завдання — документально зафіксувати, що перевезення завершилося саме за таким сценарієм, а не залишити е-ТТН без зрозумілого завершення.
Залежно від ситуації акт підписують замовник, водій, експедитор і перевізник.
Це дає змогу сформувати логічний фінал документа навіть тоді, коли сам рейс не завершився так, як було заплановано спочатку.
Фактичний вантаж відрізняється від даних в е-ТТН
Інколи проблема виникає вже під час приймання вантажу. Автомобіль прибув до пункту призначення, розвантаження розпочалося — і саме тоді виявилося, що фактичні характеристики вантажу не відповідають інформації в е-ТТН.
Наприклад, може відрізнятися кількість вантажу, його стан, можуть бути виявлені пошкодження або порушення умов перевезення чи зберігання.
У такому випадку потрібно зафіксувати не лише сам факт розбіжності, а й конкретні обставини її виявлення. Для цього використовується акт розбіжностей про вантаж, ініціатором якого є вантажоодержувач.
В акті зазначають фактичну кількість отриманого вантажу, характер і причини розбіжностей, відповідні обставини, а за необхідності — інформацію про пошкодження чи неналежні умови транспортування.
Таким чином, документ відображає різницю між даними, зазначеними в е-ТТН, і фактичним результатом приймання.
Після цього життєвий цикл е-ТТН завершується вже з урахуванням зафіксованих розбіжностей.
Потрібно виправити інформацію в е-ТТН
Не кожна зміна пов’язана безпосередньо з фізичним перебігом перевезення. Іноді виникає потреба виправити або уточнити інформацію, зазначену в самій е-ТТН.
Наприклад, потрібно скоригувати реквізити учасника перевезення або виправити неточність, допущену під час оформлення документа.
Для таких випадків передбачено акт коригування. Його можуть формувати відповідні учасники перевезення залежно від того, які саме відомості необхідно уточнити.
Водночас акт коригування не варто плутати з документами, які відображають реальні зміни під час рейсу.
Якщо автомобіль замінили в дорозі, змінили пункт призначення або під час приймання виявили розбіжності у вантажі — для цих подій передбачені окремі акти.
Акт коригування потрібен тоді, коли необхідно виправити або уточнити дані вже створеної е-ТТН, зберігаючи при цьому історію внесених змін.
Тож логіка проста: змінилася ситуація під час перевезення — оформлюємо акт, що відповідає конкретній події; потрібно виправити дані документа — використовуємо акт коригування.
Medoc ТТН: е-ТТН, яка враховує реальний перебіг рейсу
Реальна логістика рідко вкладається в ідеальний сценарій. Автомобіль може зламатися, пункт призначення — змінитися в останній момент, вантаж — тимчасово вирушити на проміжний склад, а під час розвантаження можуть виявитися розбіжності з даними, зазначеними відправником.
Але непередбачувані ситуації не означають, що документальний процес має перетворюватися на хаос.
Для е-ТТН своєрідною «страховкою» стають окремі акти, які дають змогу зафіксувати типові зміни на тому етапі, коли вони виникають. У Medoc ТТН такі сценарії можна опрацьовувати безпосередньо в межах роботи з е-ТТН, без необхідності переводити зміни в окремий паперовий чи документальний процес.
Тобто реальний рейс не потрібно «підганяти» під початкову е-ТТН. Якщо в дорозі щось змінилося, відповідну подію можна відобразити документально саме в той момент, коли вона сталася.
У результаті е-ТТН показує не умовно «ідеальне» перевезення, а реальний перебіг рейсу — зі змінами, зупинками, замінами та іншими обставинами.
І саме це робить електронну товарно-транспортну накладну практичним інструментом для сучасного бізнесу.
Працюємо для вас, працюємо завдяки вам! З Україною в серці!
Ваш Техноцентр Маяк
Не забудьте підписатись на наші соціальні мережі, щоб не пропустити чогось важливого!
